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Zusammenarbeit 4.0

13. November 2018

Zusammenarbeit 4.0 mit Collaborations-Tools

 

Sie heißen Trello, Basecamp oder Jira. Sie ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten, vereinfachen die Kommunikation und können die Arbeit in Teams effizient machen – die sogenannten Collaboration-Tools. Aber wie gut sind sie wirklich? Welche Werkzeuge eignen sich für wen? Wir haben uns die beliebtesten Tools für Sie näher angesehen.

 

„Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt“, wusste schon vor gut 100 Jahren Marie von Ebner-Eschenbach zu sagen. Die österreichische Kultautorin war ihrer Zeit lange voraus. Genauso wie es die Zukunftsforscher der Arbeitswelt 4.0 heute sind. Sie sagen beispielsweise flexibles Arbeiten jenseits des Büros, projektbezogene Aufträge und die wachsende Bedeutung von Know-How-Sharing vorher. Allein arbeiten war gestern. Dafür liegt die Zusammenarbeit in virtuellen, oft sich abwechselnden Teams mit Freien und Festen voll im Trend. Mit Kollegen sprechen, Projekte planen, Strategien entwerfen, Videokonferenzen, ja, sogar Brainstorming-Treffen – das geht heutzutage alles online. Und wird sich weiter durchsetzen.

 

Wie die Deutsche Social Collaboration Studie 2017 belegt, liegen die digitalen Formen der Zusammenarbeit erstmals vor den analogen. Die Digital-Tools steigern die Arbeitseffizienz deutlich, je nach Tätigkeit und Branche zwischen 17 und 42 Prozent. Aber nicht nur das: Sie machen Mitarbeiter auch innovativer und kreativer. Ist doch klar, wenn jeder weiß, wer an welchem Thema arbeitet und entsprechendes Fachwissen hat, lassen sich neue Ideen schneller umsetzen – über Abteilungen, Regionen und Zeitzonen hinweg! Wie das genau funktioniert? Das hängt vom jeweiligen Tool ab.

 

Clever integrierte Digital-Tools steigern die Arbeitseffizienz um mehr als 40 Prozent.

 

Welche Digital-Tools gibt es?

Fileshare-Tools – Für den gemeinsamen Zugriff auf große Daten (z.B. Dropbox, Sharepoint)
Collaborative Writing Tools – Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten (z.B. Google Docs, Gobby)
Projektmanagement-Tools – Verwalten und Überwachen von Projekten (z.B. Trello, Basecamp)
Audio-/Video-Dienste – Meetings in virtuellen Konferenzräumen (z.B. Skype, Google Hangouts)
Wiki-Dienste – Zentrale und editierbare Informations-Plattformen (z.B. Google Sites, Dokuwiki) 

 

 

Give me five – Top-Tools für Projekte & Teamarbeit 

Basecamp – der organisierte Alleskönner

Hier finden Sie alles, was Sie für die Zusammenarbeit im Team brauchen, denn Projekte, Aufgaben und Timings lassen sich damit effizient organisieren. Einzelne Jobs können mit Beschreibungen, Zeiten, Dokumenten und Arbeitsfortschritten angelegt und Personen zugewiesen werden. Message- und Chat-Funktionen, wie Ping, Campfire oder das Board selbst, ersetzen E-Mails und ermöglichen den schnellen Informationsaustausch mit Projektbeteiligten. Positiv auch: Basecamp sorgt für „Flow“, merkt sich die Arbeitszeiten und stört Anwender nicht mehr außerhalb seiner produktiven Phasen.

 

Trello – das kreative Multitalent

Projektmanagement trifft virtuelle Pinnwand, die an Solitär erinnert – so lässt sich Trello am besten umschreiben. Auf der Trello-Pinnwand ist fast alles möglich – individuelle Taskkarten lassen sich heften, mit Hilfe von Notizen, Fotos oder unterschiedlichen Farben gestalten und mit Funktionen ausstatten. Es können Deadlines festgelegt, To-do-Listen erstellt und Mitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden. Trello ist leicht zu erlernen und eignet sich gut für die Überwachung von Projekten, damit jeder Mitarbeiter einen aktuellen Überblick über den Stand der Arbeit hat.

 

 

Trello - das kreative Mulittalent

Tasks, Termine, Tags – Trello eignet sich für die komplette Projektplanung. 

 

Slack – das Kommunikations-Ass

Slack ist seit 2014 auf dem Markt und vereinfacht die Kommunikation in vielen Start-ups und Unternehmen. Das Kommunikations-Ass sagt der überbordenden E-Mail-Flut den Kampf an, bündelt projektbezogene Dialoge und greift aktuelle Trends der digitalen Kommunikation, wie Hashtags, Emojis oder Kurznachrichten auf. Slack bietet seinen Nutzern mit Hilfe von Channels eine Kommunikationsplattform, die im Prinzip wie Chaträume à la WhatsApp funktionieren. Bei der Konfiguration eines Channels können Sie diesen entweder für alle eingeladenen Mitarbeiter freigeben oder manuell bestimmen, wer ihm beitreten kann.

 

 

Slack – das Kommunikations-Ass

Vom Channel bis zur Datenintegration – Slack vereinfacht vor allem die interne Kommunikation.

 

Skype – der Telefon-Revoluzzer

Ob Bewerbungsgespräche, Videokonferenzen oder medizinische Online-Checks. Ob am Smartphone, Tablet oder PC – hat man sich früher zum Telefonieren verabredet, trifft man sich heute zum „Skypen“. Wer „skypt“, braucht kein Telefongerät – dafür einen Computer und eine Internetverbindung. Und schon kann das kostenlose Live-Chatten starten. Das Kommunikationstool hat viele Vorteile. Es ist vertraut, lässt sich schnell einrichten und ist in Microsoft Office Outlook integrierbar. Mit dem Add-on „Skype for Business“ können sogar bis zu 250 Mitarbeiter an nur einem Onlinemeeting in HD-Video-Qualität teilnehmen und virtuell zusammenarbeiten.

 

MindMeister – der virtuelle Ideenstürmer

Mindmaps sind „Gedanken-Landkarten“ und eine bewährte Methode zum Brainstormen, Strukturieren, Visualisieren und Planen – allein oder im Team. Das Ganze geht auch online, beispielsweise mit dem MindMeister. Mit dem Collaboration-Tool können Mindmaps geteilt und im Team „live“ bearbeitet werden. Einzelnen Mitarbeitern können mit dem Werkzeug Aufgaben, Abgabetermine und Prioritäten zugewiesen werden. Überdies lassen sich Mindmaps mit Notizen, Bildern oder Videos bestücken.

 

Fazit: vom „Kasten-Denken“ zum kooperativen Arbeitsplatz

Welche der vorgestellten Lösungen man in jedem Fall in der „Pipeline“ haben sollte, lässt sich pauschal nicht sagen. Dazu sind die Anforderungen, die Teams an Collaboration-Tools stellen, einfach zu unterschiedlich. Um ein umfassendes Bild zu erhalten, wird empfohlen, jede Lösung in einer kostenfreien Testphase auszuprobieren. Der Weg vom „Kasten-Denken“ zu einem wirklich kooperativen Arbeitsplatz braucht aber noch mehr – modernste PC-Technik, eindeutige Prozesse und einen „Cocktail“ aus sinnvollen digitalen Tools, analogen persönlichen Kontakten und der Mentalität zum Netzwerken. Erst dann gilt: Wer allein arbeitet, addiert – wer zusammenarbeitet, multipliziert.

 

 

Bildnachweis: Everything possible/www.shutterstock.com | Rawpixel/www.unsplash.com | www.trello.com | www.slack.com




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