Seit 2018 ist die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) zu einem äußerst wichtigen Thema für Unternehmer geworden. Die DSGVO legt Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten fest. Diese Vorgaben und Anforderungen sind umfassend und müssen strikt befolgt werden. Ein Verstoß gegen die DSGVO kann schnell mit sehr hohen Geldbußen sanktioniert werden, die bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes betragen können. Daher ist es für Unternehmen ratsam, den Datenschutz immer im Blick zu behalten und so gut es geht umzusetzen.
Ich habe einen kleinen Überblick über die zentralen Anforderungen der DSGVO für Sie zusammengestellt, die Sie unbedingt beachten müssen, um Bußgelder zu vermeiden:
1. Datenschutz auf Ihrer Website
Die Beachtung des Datenschutzes auf Ihrer Website ist von entscheidender Bedeutung und bildet die Grundlage für einen rechtssicheren Auftritt. Die Webseite ist nämlich öffentlich und auch die Behörden können darauf zugreifen. Es gibt hier zahlreiche Aspekte, die berücksichtigt werden müssen.
Ohne Datenschutzerklärung geht es nicht!
Die Datenschutzerklärung dient dazu, den Besucher der Website über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten während des Besuchs zu informieren. Jeder Website-Betreiber ist verpflichtet, eine Datenschutzerklärung bereitzustellen, da zwangsläufig personenbezogene Daten wie beispielsweise eine IP-Adresse erfasst werden. Das Fehlen einer Datenschutzerklärung oder eine unvollständige Datenschutzerklärung kann von der Datenschutzbehörde schnell gefunden und bestraft werden.
Nutzen Sie für die Erstellung einer DSGVO-Datenschutzerklärung am besten Online-Tools von Rechtsanwälten wie z.B. das Legal Cockpit.
Impressum
Im Grunde braucht jeder, der eine öffentlich zugängliche Website betreibt, ein Impressum. Dieses besteht aus bestimmten Pflichtangaben über den Betreiber einer Website und gibt Auskunft darüber, wer für den Inhalt der Website verantwortlich ist. Auch hier gibt es Anwalts-Tools, mit denen Sie kostengünstig ein rechtssicheres Impressum erstellen können.
Kontaktformulare
Auch beim Kontaktformular sollten Sie auf die rechtlichen Vorgaben des Datenschutzes achten. Hier werden personenbezogene Daten wie der Name oder die Kontaktdaten abgefragt, weshalb man bei der Gestaltung eines Kontaktformulars besonders sorgfältig vorgehen sollte. Vor allem das Gebot der Datensparsamkeit gilt es zu beachten.
2. Datenschutz auch für Social-Media-Kanäle unerlässlich
Sowohl die Datenschutzerklärung als auch die Impressumspflicht gelten nicht nur für Websites, sondern insbesondere auch für Social-Media-Kanäle wie Facebook, Instagram, LinkedIn oder XING. Die Verarbeitung von Daten auf Social-Media-Plattformen unterscheidet sich von der auf einer Website. Daher ist es erforderlich, eine spezifische Datenschutzerklärung zu erstellen, die speziell auf Ihre Social-Media-Präsenz zugeschnitten ist.
3. Datenschutz und Cookies
Viele Webseitenbetreiber nutzen Tracking-Dienste, um das Verhalten Ihrer Nutzer zu verfolgen und Ihre Online-Marketingstrategie zu verfeinern. Um die meisten der auf dem Markt verfügbaren Tracking-Dienste nutzen zu können, müssen Sie technisch nicht notwendige Cookies setzen, die das Internetverhalten der Nutzer über einen bestimmten Zeitraum verfolgen.
Die DSGVO verpflichtet Website-Betreiber, ein Cookie-Banner mit Informationen über Cookies und deren Verwendung auf der Website bereitzustellen. Der Nutzer muss jedoch sein Einverständnis geben, dass diese Cookies vom Website-Betreiber in rechtskonformer Weise verwendet werden dürfen.
Binden Sie daher schnellstmöglich ein rechtskonformes Cookie-Banner auf Ihrer Webseite ein. Hier gibt es verschiedene Anbieter wie z.B. das Legal Cockpit.
4. E-Mail-Marketing
Newsletter sind für Unternehmen ein wichtiges Werbeinstrument im Online-Marketing, denn der Versand von Werbemails ist kostengünstig und effektiv. Allerdings werden dabei auch personenbezogene Daten wie Name und E-Mail-Adresse verarbeitet, weshalb auch Newsletter datenschutzkonform gestaltet werden müssen. Die DSGVO birgt zahlreiche datenschutzrechtliche Herausforderungen beim Newsletterversand. Kleinere Fehler können hier oft mit einer Abmahnung oder einem hohen Bußgeld enden.
Achten Sie vor allem darauf, dass Sie einen europäischen und DSGVO-konformen Newsletter-Anbieter einsetzen. Bei den meisten EU-Anbietern sind viele Datenschutzeinstellungen bereits vorkonfiguriert.
? 5. Chatbots und KI-Tools
Chatbots wie ChatGPT spielen mittlerweile eine wichtige Rolle in der Optimierung und Automatisierung von Prozessen. Derzeit herrscht noch eine gewisse rechtliche Unsicherheit bezüglich des Einsatzes von künstlicher Intelligenz. Dennoch ist es ratsam, hier Vorsicht walten zu lassen. Wenn Sie als Unternehmer KI-Programme auf Ihrer Website oder in Ihrem Unternehmensalltag einsetzen, sollten Sie sich über die datenschutzrechtlichen Anforderungen informieren.
Auf keinen Fall sollten Sie ChatGPT und Co. mit sensiblen oder personenbezogenen Daten (z.B. Kundendaten) füttern. Das wäre ein gravierender Datenschutzverstoß und würde ein hohes Bußgeld nach sich ziehen.
6. AV-Verträge
Bei der Übermittlung von Kundendaten, Interessenten oder Webseitenbesuchern an ein anderes Unternehmen zur Datenverarbeitung ist in der Regel der Abschluss eines sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrages (AV) erforderlich. Der AV-Vertrag regelt die Rechte und Pflichten sowohl des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers in Bezug auf den Umgang und die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten. Wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Verarbeitung von Nutzer- oder Kundendaten beauftragen, sind Sie als Auftragnehmer dafür verantwortlich, dass die Daten ordnungsgemäß und in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Datenschutzgesetze verarbeitet werden. Um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, ist es notwendig, mit dem Auftragnehmer, der die Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, einen AV-Vertrag abzuschließen.
Das ist auf jeden Fall beim Einsatz von Plugins und Tools auf Ihrer Website notwendig. Aber auch wenn Sie mit fremden Kundendaten in Berührung kommen, müssen Sie einen AV-Vertrag mit Ihren Geschäftspartnern abschließen. Nutzen Sie hierfür am besten Online-Tools mit digitaler Signatur wie z.B. das Legal Cockpit .
7. Datenschutzkonforme Nutzung von US-Tools
Der Europäische Gerichtshof hat bereits vor längerer Zeit entschieden, dass das Datenschutzabkommen zwischen den USA und der EU ungültig ist. Es ist daher grundsätzlich untersagt, Nutzerdaten aus der EU in die Vereinigten Staaten zu übermitteln und dort zu verarbeiten. Hierzu benötigen Sie eine umfangreiche Einwilligung Ihrer Nutzer! Wenn Sie Tools und Programme aus den USA wie Mailchimp, Google Analytics und Zoom weiterhin datenschutzkonform nutzen möchten, müssen sie durch den Einsatz von Standardvertragsklauseln eine sichere Übertragung der Daten in die USA gewährleisten.
Sichern Sie daher unbedingt Ihre Webseite und Ihre Prozesse datenschutzrechtlich ab! Hierzu gibt es sehr gute und günstige Online-Tools wie z.B. das Legal Cockpit.
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